Como implementar un programa de gestion documental?

Implementación de Un Sistema de Digitalización de Documentos

• Evaluando Sus Necesidades

Cuando se toma la decisión de trabajar con un Sistema de Digitalización de Documentos, existen algunas interrogantes que deben tenerse en cuenta.:
¿Cuántos documentos debe almacenar el sistema, considerando la cantidad de documentos existentes y la cantidad de documentos añadidos anualmente? Esta información determina cuánto espacio de almacenamiento se necesita, la configuración del hardware y el costo del sistema.
¿Cuántos usuarios utilizarán el sistema concurrentemente? Esta información determina los costos preliminares del programa y el tamaño del servidor.
¿Qué Divisiones utilizarán el sistema y tendrá acceso el público? Determina qué características específicas y qué niveles de seguridad se necesitarán.
¿Qué problemas serios deben resolverse absolutamente y qué temas deben tratarse para facilitar el trabajo, reducir costos o mejorar la productividad? Esto determina qué funciones serán requisitos del sistema y cuáles serán opcionales. También ayuda a determinar si se necesitarán accesorios ó plug-ins ó personalizar los archivos.
¿Busca una solución llave en mano, o una personalizada? Esto determina el grado de asesoría, instalación, capacitación, configuración y soporte que se necesita.
¿Qué tipo de redes se utiliza actualmente? ¿NT, NLM, LAN, ú otras - y seguirán siendo las mismas? Esto determina las limitaciones de la red, la configuración del sistema y las actualizaciones de las estaciones de trabajo.

• Escalando Desde Proyectos Piloto Hasta Soluciones Corporativas

A menudo, las empresas consideran pertinente comenzar con un proyecto piloto que involucre a uno ó dos departamentos, antes de expandir el sistema de digitalización hacia toda la organización. Muchas empresas comenzaron por el departamento de Administración de Archivos. Sin embargo, el Sistema de Digitalización de Documentos puede implementarse donde haya necesidad e interés. Los proyectos piloto le permiten a las organizaciones desarrollar y verificar totalmente sus procedimientos del nuevo sistema, antes de decidir por una solución que abarque a toda la organización.

• Instalación

El primer paso de instalación debe ser una inspección del lugar por parte del vendedor del software para determinar la correcta ubicación del equipo e identificar cualquier problema de conectividad a la red. Frecuentemente, la instalación del hardware consiste en desempacar, conectar e instalar todos los componentes, así como la instalación de los sistemas operativos y controladores necesarios. También incluye la verificación del equipo para asegurar la correcta funcionalidad del hardware y la conectividad a la red.
Después de efectuar la verificación del hardware, la instalación del sistema consiste en instalar el software de Digitalización de Documentos en el servidor designado al sistema y en las estaciones de trabajo necesarias y su verificación para asegurar la operatividad. Generalmente, el vendedor del software ejecutará estas funciones con la disponibilidad del personal del departamento de Informática de la empresa para responder preguntas.

• Entrenamiento

Los programas de capacitación deben dirigirse a diferentes niveles de usuarios y sus preocupaciones.

Usuario Final: Consiste en enseñar a los usuarios finales la mecánica del sistema. Esta capacitación debe darse on-site. Cada grupo debe recibir toda la instrucción necesaria para garantizar la seguridad con el nuevo Sistema de Digitalización. El grado de capacitación que se necesite dependerá del grado de familiaridad del usuario con las aplicaciones de Windows, la facilidad en el uso del Sistema de Digitalización y la cantidad de cambios en los procedimientos existentes. Cuando se tiene un sistema que es fácil de utilizar, cuyos cambios en los procedimientos son mínimos, la mayoría de usuarios puede volverse hábil en un corto período de tiempo. El entendimiento mejora cuando se trabaja con diez personas como máximo y no se interrumpe a los participantes con llamadas telefónicas y otras obligaciones del día-día, ya que la preocupación del mundo real consiste en la productividad del personal. Un Sistema de Digitalización bien diseñado, deberá ser fácil de utilizar.

Administración del Sistema: Para asegurar que el Sistema de Digitalización de Documentos corra ininterrumpidamente, es importante capacitar a las personas seleccionadas acerca de cómo administrar y mantener el sistema. Se recomienda la capacitación on-site porque incrementa la familiaridad con detalles específicos del sistema. Al igual que con la capacitación del usuario final, es necesario que no existan interrupciones.

Implementación de la Consultoría: Ayuda a los responsables de las funciones de administración de archivos a desarrollar estrategias para traducir el archivo existente en papel y las estructuras de indexación en sistemas electrónicos. El archivo electrónico es distinto al archivo en papel y los administradores de archivos necesitan tomar en cuenta estas diferencias al instalar sus sistemas. Las decisiones acerca de los programas de retención, almacenamiento y metodologías de archivo deben efectuarse antes de que el sistema esté totalmente implementado. La duración del período de capacitación depende de la complejidad del sistema de archivo y debe darse en la oficina del cliente.

Operación Supervisada Hands-On: Consiste en supervisar al personal de la oficina que utiliza el sistema que se encuentra actualmente operativo, lo cual les permite incrementar su comodidad con el programa y plantear preguntas directamente para el instructor, a medida que éstas surjan. Esta forma de capacitación es un excelente modo de hacer que las personas se sientan cómodas utilizando el nuevo sistema.

• Asuntos Legales
  

A medida que la tecnología de Archivo y Recuperación Digital de Documentos se vuelve más común, han surgido diversas leyes que contemplan la legalidad del papel con imágenes y archivos electrónicos. Actualmente, muchas entidades gubernamentales aceptan los documentos con imágenes como archivos legales, lo cual significa que los originales en papel pueden destruirse siguiendo ciertas condiciones.:

Los archivos deben almacenarse en formatos inalterables, tales como: CD, DVD o WORM.
El sistema cuenta con controles razonables para garantizar integridad, precisión y confiabilidad.
El sistema debe ofrecer algún tipo de monitoreo para prevenir y detectar la creación, adición, alteración o eliminación desautorizada de archivos.
Puede efectuarse una transferencia de archivos de manera total y precisa.
El sistema cuenta con controles razonables para prevenir y detectar el deterioro de los archivos.
Existe un sistema de indexación que ayuda a encontrar archivos.
El sistema debe ser capaz de efectuar referencias cruzadas con otros sistemas de mantenimiento de archivos y software.
El sistema debe tener la capacidad de imprimir copias de los archivos.
La legitimidad de los documentos con imágenes varía según la Entidad, o Departamento, que esté involucrado. En general; el Código del Comercio, la Ley de manejo del comercio electrónico, y la Ley General de Archivos de Colombia, circunscriben el marco legal de la archivistita en Colombia.

• Soporte y Mantenimiento
  

Así como para lograr que un carro se deslice suavemente, los Sistemas de Digitalización de Documentos necesitan de constante soporte. Los vendedores deben ofrecer diversos niveles de soporte, desde actualizaciones de software hasta visitas regulares de mantenimiento on-site. Diversos factores que afectan el grado de soporte que las organizaciones necesitan son:
La capacidad del sistema que se ha comprado
Cuánto espacio se utiliza en el sistema
Sistemas Cruciales de Operaciones, los que deben estar operativos las 24 horas del día, 7 días a la semana (requisito frecuente de los Departamentos de Policía y Bomberos)
Grado de experiencia del personal de Informática con el Sistema de Digitalización de documentos
Acceso a Internet
Cambios en la infraestructura o red de computación de la organización.
Productividad entre el personal
El Soporte puede incluir una parte o la totalidad de:
Actualizaciones de software
Apoyo telefónico Hotline
Acceso de un terminal remoto dial-in para sus sistemas
Patches del software disponibles a través de la FTP site
Boletines Técnicos o Newsletters publicados regularmente
Visitas de Mantenimiento Onsite
Sesiones Avanzadas de Capacitación o Adicionales
Soporte del Hardware
Cuando se adquiere hardware del tipo servidores, mecanismos de almacenamiento y estaciones de trabajo, las organizaciones deben escoger vendedores con buena reputación, tanto para el servicio como para el soporte. Si bien el costo inicial puede ser elevado, los beneficios incluyen menos tiempo perdido y un funcionamiento más consistente y confiable.